IT-Firma für Regensburg: Cloud-Migration und Microsoft 365 ohne Stillstand

Als IT-Firma für Regensburg treffen wir hier auf einen anderen Kundentyp als im ländlichen Umland: Kanzleien, Praxen, Agenturen, Planungsbüros, Handel. Betriebe also, die keine Halle haben, dafür aber Mitarbeiter an wechselnden Orten, viel vertrauliche Post und Software, die niemand mehr auf einem eigenen Server haben will.

Genau dort ist die Cloud selten die Frage, sondern meistens schon die Antwort. Die eigentliche Arbeit liegt in etwas anderem: den Weg dorthin so zu gehen, dass unterwegs nichts liegen bleibt – keine E-Mail, kein Dokument, keine Berechtigung, die plötzlich zu weit reicht.

Dieser Beitrag beschreibt, wie eine Migration nach Microsoft 365 in der Praxis abläuft, wo sie regelmäßig schiefgeht und wann sich der Aufwand nicht lohnt.

Wo Regensburger Betriebe anders ticken

Zwei Unterschiede zum ländlichen Umland fallen uns immer wieder auf.

Mobiles Arbeiten ist die Regel, nicht die Ausnahme. Wer Mandanten oder Kunden im Stadtgebiet besucht, arbeitet aus dem Auto, aus fremden Besprechungsräumen und von zu Hause. Ein VPN, das man erst aufbauen muss, wird dann zur täglichen Reibung – und wo Reibung ist, entstehen Umwege: private Cloud-Speicher, Dokumente per Mail an sich selbst, Passwörter im Browser.

Vertraulichkeit ist Kerngeschäft. Bei einer Kanzlei oder Steuerberatung ist die Mandantenakte das Geschäft. In einer Praxis geht es um Gesundheitsdaten. Das verändert nicht die Technik, aber die Reihenfolge: Berechtigungen, Protokollierung und Datensicherung müssen stehen, bevor Bequemlichkeit dazukommt.

Dazu kommt die Personalfrage. In der Stadt wechseln Mitarbeitende häufiger. Ein Zugang, der beim Austritt nicht geschlossen wird, ist in einer Kanzlei ein größeres Problem als in einem Familienbetrieb, in dem jeder jeden kennt.

Cloud, lokal oder beides?

Wir empfehlen selten den vollständigen Umzug. Sinnvoll ist meist ein gemischter Betrieb: Was standardisiert ist, geht in die Cloud. Was speziell ist, bleibt, wo es ist.

• E-Mail, Dateien, Zusammenarbeit gehören in die Cloud. Hier ist der Gewinn am größten und das Risiko am kleinsten.
• Fachanwendungen – Kanzleisoftware, Praxisverwaltung, Warenwirtschaft – hängen am Hersteller. Manche laufen längst als Dienst, andere brauchen weiterhin einen Server oder einen zentral bereitgestellten Desktop.
• Alles, was direkt an Hardware hängt, bleibt lokal. Ein Kartenlesegerät oder ein Etikettendrucker wird nicht dadurch besser, dass die Anwendung im Rechenzentrum steht.

Bei den Kosten lohnt der nüchterne Blick: Ein eigener Server kostet einmal viel und danach laufend etwas – Strom, Wartung, Lizenzen, Sicherung und nach einigen Jahren die Ersatzbeschaffung. Die Cloud kostet jeden Monat ungefähr gleich viel. Über fünf Jahre gerechnet liegen beide Wege oft näher beieinander, als man erwartet. Der Unterschied liegt woanders – in der Planbarkeit und darin, wer nachts wach liegt, wenn ein Netzteil ausfällt.

Eine Migration in vier Schritten

1. Bestand aufnehmen. Welche Anwendungen laufen, wer braucht was, woran hängt was, was kommt an Leitung herein. Dieser Schritt wird gern übersprungen und rächt sich am zuverlässigsten.
2. Pilot mit echten Leuten. Fünf bis zehn Kolleginnen und Kollegen arbeiten zwei Wochen produktiv in der neuen Umgebung. Was dabei stört, wird korrigiert, bevor es alle betrifft.
3. Sicherheit vorher festlegen. Zwei-Faktor-Anmeldung, Regeln für Zugriffe, Geräteverwaltung, Protokollierung – und eine eigene Datensicherung. Microsoft 365 ersetzt kein Backup: Gelöschtes ist nach Ablauf der Papierkorb-Fristen von Microsoft weg. Eine revisionssichere Archivierung nach GoBD ist noch einmal etwas anderes und muss getrennt eingerichtet werden.
4. Umziehen in Wellen. Nicht alle an einem Wochenende. Abteilungsweise, mit festem Rückfallplan und jemandem, der die ersten Tage erreichbar ist.

Wie das konkret aussieht, zeigt unser Projekt zur Migration von lokalem Exchange nach Microsoft 365. Einen ausführlichen Leitfaden zu den Lizenzen und Diensten haben wir im Beitrag Microsoft 365: Leitfaden zur digitalen Transformation zusammengestellt.

Die drei Fehler, die wir am häufigsten aufräumen

Teams ohne Struktur. Nach einem halben Jahr gibt es 40 Teams, niemand weiß, welche Datei wo liegt, und Externe haben Zugriff auf Bereiche, die sie nie brauchen sollten. Eine Ablagestruktur vor dem Start kostet einen Tag und spart Jahre.

Kein Berechtigungskonzept. Wenn jeder alles sehen kann, ist ein einziges übernommenes Konto genug, um alles abzugreifen. Das lässt sich nachträglich reparieren, aber es ist mühsam.

Kein Backup. Der verbreitetste Irrtum überhaupt. Microsoft sorgt dafür, dass das Rechenzentrum läuft – nicht dafür, dass ein gelöschter Ordner nach Ablauf der Papierkorb-Fristen noch da ist. Wer einen Stand von vor einem halben Jahr braucht, etwa nach einem Verschlüsselungsvorfall, der wochenlang unbemerkt blieb, bekommt ihn ohne eigene Sicherung nicht.

Wenn Sie eigene IT-Leute haben

Größere Betriebe in Regensburg haben oft einen Administrator im Haus. Dann übernehmen wir nicht alles, sondern das, was neben dem Tagesgeschäft liegen bleibt: Überwachung, Sicherungsbetrieb, Sicherheitsthemen, Projektspitzen, Vertretung bei Urlaub und Krankheit. Wichtig ist dabei nur, dass schriftlich steht, wer was macht – sonst kümmern sich am Ende beide um nichts.

Häufige Fragen an eine IT-Firma für Regensburg

Was kostet eine Migration nach Microsoft 365? Seriös lässt sich das erst nach einem Blick auf Ihre Umgebung sagen – entscheidend sind Anzahl der Postfächer, Datenmenge, Fachanwendungen und ob eine Telefonanlage mitzieht. Was wir vorab zusagen: Sie bekommen einen Festpreis für das Projekt und einen festen Monatsbetrag für den Betrieb, keine offene Rechnung nach Aufwand.

Wie lange dauert der Umzug? Bei einem Betrieb mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen liegen zwischen Bestandsaufnahme und letzter Umzugswelle in der Regel einige Wochen – der größte Teil davon ist Vorbereitung, nicht Umschalten.

Sind unsere Daten in der Cloud datenschutzkonform? Möglich ja, automatisch nein. Verträge, Datenflüsse, Berechtigungen und technische Maßnahmen müssen zusammenpassen. Gerade bei Kanzleien und Praxen gehen wir das vor dem Start durch, nicht danach.

Was, wenn eine Fachanwendung nicht mitkommt? Dann bleibt sie, wo sie ist. Ein gemischter Betrieb ist kein Kompromiss, sondern oft die richtige Antwort.

hoecherl.IT – Ihre IT-Firma für Regensburg

Unser Sitz ist Michelsneukirchen im Landkreis Cham, rund eine Autostunde von Regensburg entfernt. Das sagen wir offen, weil es für die tägliche Arbeit keine Rolle spielt: Eine Microsoft-365-Umgebung wird ohnehin aus der Ferne betreut, und dort beginnt die Bearbeitung sofort statt nach der Anfahrt. Für Termine vor Ort planen wir die Fahrt ein und stimmen sie mit Ihnen ab.

Wir arbeiten seit über 15 Jahren in Ostbayern; im Schnitt melden wir uns 2,8 Stunden nach Eingang eines Tickets zurück. Was wir zusagen, halten wir schriftlich fest.

hoecherl.IT GmbH, Hauptstraße 10, 93185 Michelsneukirchen.

Wir begleiten Betriebe bei Cloud- und Managed Services, kümmern uns um die IT-Sicherheit und beraten bei der Frage, was überhaupt sinnvoll ist – das ist unsere IT-Beratung. Auch Handel und Fertigung betreuen wir, dort allerdings meist im Umland.

Sie planen eine Migration oder wollen wissen, ob sich Ihre jetzige Umgebung noch lohnt? Vereinbaren Sie ein Erstgespräch. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein Umzug in Ihrem Fall nichts bringt.